10 tägliche Planungstechniken, die helfen intelligenter zu arbeiten und Dir Zeit schenken.
Auf dieser Seite erfährst Du kurz und knackig:
- Wie Du schlau Deine Aufgaben priorisierst
- Wie Du generell Dein Zeitmanagement verbesserst
- Welche Tricks Dir im Alltag Deinen Fokus stärken
- Wie Du sicherstellst dabei nicht auszubrennen
"Either you run the day or the day runs you"
- Jim Rohn
Wie oft wünschst Du Dir, Du hättest mehr Zeit? Du kannst Deinem Tag keine extra Stunden hinzufügen, jedoch kannst Du Dir den Eindruck kreieren, dass Du mehr als genug Zeit hast, um alles, was Du Dir vornimmst, zu tun. An diesem Punkt helfen tägliche Planungstechniken ganz gemäß dem Motto von Jim Rohn: “Either you run the day or the day runs you.” Also lass den Tag Dir nicht in die Quere kommen.
In diesem Artikel stellen wir Dir 10 leistungsstarke und bewährte Techniken der täglichen Planung vor. Sie helfen Dir jede Minute zu meistern, Deine Stunden zu verlängern und jeden Tag zu einem Erfolg zu machen.
1. Priorisiere Deine To-Dos.
Nicht jede Aufgabe auf Deiner To-Do-Liste wird gleichermaßen erledigt. Es gilt einmal mehr die 80/20 Regel, bei der 20% der Aufgaben zu 80% Deiner Wirkung an der Zielverwirklichung beitragen. Wenn Du eine überwältigende To-Do-Liste und eine geringe Chance hast, alles abzuhaken, beginne mit der Priorisierung. Mache Dir klar, welche Aufgaben die größten Einfluss auf Dein Ziel hat und konzentrieren Sie sich darauf, sie zuerst zu erledigen.
Dein 21/90 Wochenplaner kann dabei helfen. Im ersten Schritt werden die Aufgaben in einer Matrix mit den Dimensionen Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeordnet. Daraus ergibt sich automatisch eine Priorisierung und Handlungsempfehlungen. Aufgaben der Kategorie (A) werden von Dir persönlich, alsbald erledigt. Aufgaben der Kategorie (B) werden auch von Dir persönlich erledigt, jedoch blockst Du Dir dafür einen fixen Zeitraum im Kalender, denn sie sind nicht super dringlich. Aufgaben der Kategorie (C) kannst Du entweder versuchen zu delegieren oder zu sammlen und dann en bloc zu erledigen. Aufgaben in der Kategorie (D) werden in Deiner Planung nicht berücksichtigt. Sie wandern automatisch mit der Zeit entweder nach (B) oder (C) und werden dann erst relevant.
2. Die benötigte Zeit zuweisen
Wenn Du viel auf der Platte hast, ist es leicht, zu überschätzen, was Du an einem Tag tun kannst. Das kann Dich aufhalten. Wenn Du super optimistisch anfängst, nur um später zu merken, dass es keine Möglichkeit gibt, alles zu vollenden, sinkt Deine Motivation.
Du kannst dieses Szenario verhindern, indem Du ein realistischeres Gefühl dafür entwickelst, was Du an einem bestimmten Tag erledigen kannst. Eine super einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist, im Voraus zu schätzen, wie viel Zeit Du denkst, dass jede Aufgabe benötigt z.B. benötigst Du eine Stunde für eine Sporteinheit, 2 Stunden, um ein Angebot zu schreiben, 90 Minuten für die Recherche zu einem Thema und 45 Minuten, um auf Deine E-Mails zu antworten.
Mit dieser Grobschätzung für jede Aufgabe kannst Du besser die richtige Menge an Aufgaben für den Tag planen. Analysiere am Ende des Tages, wie realistisch Deine Einschätzungen waren und berücksichtige es am Folgetag. Im Verlauf der Zeit lernst so viel über Dich, Deine Arbeitsweise und erlernst ein realistischeres Zeitmanagement. Das ist die Basis um sich nicht von einer To-Do-Liste überwältigen zu lassen.
3. Fristen nutzen
Anstatt nur mit einer To-Do-Liste zu erarbeiten, lege fest, wann Du jede Aufgabe erledigen möchtest. Es ist eine einfache Planungsübung, die hilft, das Parkinson-Gesetz zu beseitigen. Dies besagt, dass Aufgaben das Zeitfenster einnehmen, das Du ihnen gibst. Wenn dieser Artikel also nur zwei Stunden dauern sollte, aber Du planst dafür vier ein - naja, dann wird er vier Stunden dauern!
Wenn die Fristen festgelegt sind, zwingen sie Dich, Dich zu konzentrieren und in einem bestimmten Tempo zu arbeiten. Du zwingst Dich auch, auf Kurs zu bleiben. Es ist eine einfache, aber leistungsstarke tägliche Planungsstrategie, die Dir hilft, mehr zu erreichen. Die Firsten beeinflussen auch die Dringlichkeit in der Wichtigkeit-Dringlichkeits-Matrix des 21/90 Wochenplaner und damit die Aufgabenverteilung über die Wochentage. Dafürhast Du im Wochenplaner eine extra Spalte zur Verfügung.
4. Arbeite mit einem Null-Lücken-Kalender.
Im Hinblick auf die Organisation Deiner Termine ist die Arbeit mit einem Null-Lücken-Kalender der perfekte Weg, dies zu tun - die Uhrzeitleiste auf der Tagesseite im Erfolgsjournal hilft Dir graphisch dabei.
Null-Lücken bedeutet einfach, dass Du keinen Leerraum auf Deiner Zeitleiste hast. Das mag zunächst verrückt und nach vorprogrammierten Burnout klingen, wirkt aber genau dann gegenteilig, wenn Du beginnst eben auch Pausen, Entspannungszeiten wie Sport und Meditationen fix einzuplanen.
Zeit ist Deine wertvollste, nicht erneuerbare Ressource. Wenn Du Deine Zeit auf diese granulare Weise planst, wird es viel schwieriger, sie zu verschwenden. Indem Du bestimmte Zeitfenster verschiedenen Aufgaben zuweist, ist es weniger wahrscheinlich, dass Du Minuten verschwendst. Aus diesem Grund ist der Null-Lücken-Kalender eine tägliche Planungspraxis, die Spitzenleistungen fördert und zwar eben genau auch, weil Deine Regnerationszeiten fixiert werden.
5. Plane ALLES.
Wenn Deine Arbeit Deine meiste Zeit in Anspruch nimmt, ist es leicht die gesunde Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu verlieren. Für viele ist Arbeit die standardmäßig auf Prio 1 und bekommt so automatisch den Bärenanteil Aufmerksamkeit und Energie - für die anderen Lebensbereiche bleiben oft nur die Reste.
Die meisten von uns müssen stumpf Überstunde und Wochenendschichten einlegen, um einige Projekte zu realisieren. Aber wenn dieses Muster zur Norm wird und nicht die Ausnahme bleibt, riskierst Du nicht nur Burnout, sondern das Leben kann sehr eindimensional werden.
Deshalb sollten Deine täglichen Pläne alles beinhalten, was Du tun willst - nicht nur Arbeit. Planen Deinen Sport, die soziale Zeit mit Freunden, das Mittagessen und den Einkauf, Lesen, Netflix und Putzen ein - kurz gesagt, alles, was Du an Deinem Tag erleben möchtest.
Denke daran: was geplant wird, wird erledigt.
6. Mache Pläne für Dich selbst sichtbar.
Die besten Pläne halten uns den ganzen Tag über konzentriert und motiviert. Deshalb empfehle ich Dir, Deine täglichen Absichten Dir selbst permanent sichtbar zu machen - denn Du kannst nicht ignorieren, was Dir ins Gesicht starrt!
Verwende ein Tool wie den 21/90 Wochenplaner oder das Erfolgsjournal selbst, um Deine Pläne im Blick zu behalten.
Ein ausgefüllter Woche- oder Tagesplan zeigt Dir, was Du jetzt, als nächstes und später tun musst. So reduzierst Du die Entscheidungsermüdung. Anstatt wertvolle Minuten zwischen den Aufgaben zu verschwenden, kannst Du nahtlos - und idealerweise weiter im Flow - von einem zum anderen wechseln. Es ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, Deinen Fokus zu schärfen, damit Du in kürzerer Zeit mehr erreichst.
7. Mache es zur Routine.
Deine Gewohnheiten sind die Dinge, die Du im Autopilotenmodus machst. Als solche erfordern sie nur ein Minimum an bewusstem Denken. Stattdessen tust Du sie einfach! Wie Du Dir vorstellen kannst, können gute tägliche Routinen Dein Leben nachhaltig dramatisch beeinflussen. Es ist so, wie Sean Covey sagt: "Je nachdem, was sie sind, werden unsere Gewohnheiten uns entweder zu etwas machen oder uns brechen. Wir werden zu dem, was wir immer wieder tun."
Wenn Du es also noch nicht getan hast, mache die Tagesplanung zur täglichen Routine.
Es kann schwierig sein, sich selbst zu trainieren, um eine neue Routine aufzubauen. Wir sind Menschen und wir mögen unsere Komfortzonen - das bedeutet, dass wir uns gegen Veränderungen wehren (selbst Veränderungen, die gut für uns sind!). Die gute Nachricht ist, dass Du mit einem Gewohnheitstracker wie im 21/90 Erfolgsjournal Gewohnheiten aufbauen kannst.
Nutze die vergängliche Zeit eines jeden Tages, indem Du ihn erfolgreich planst - selbst wenn es der Müßiggang ist, dem Du Freiraum einräumst. Du wirst schnell eine Serie aufbauen, die Du nicht brechen willst. Mache Deine Routinen oft genug und bevor Du es merkst, wird sie Teil dessen werden, was du bist.
8. Plane heute für Morgen
Sei jetzt ehrlich: wie viel Zeit verbringst Du jeden Morgen damit, Deinen anstehenden Tag zu organisieren? Wenn Du nicht aufpasst, kannst Du locker eine halbe Stunde oder mehr damit verbringen, über Prioritäten nachzudenken und erst nach und nach in den Arbeitsmodus einzusteigen. Es dauert einfach.
Aus diesem Grund befürworten einige Zeitmanagementexperten die Planung des folgenden (Arbeits-)Tag bereits am Vortag zu erledigen. Es dauert nur wenige Minuten, denn es ist einfacher mit einem Kopf, der noch im Arbeitsmodus ist, darüber nachzudenken, was zu tun ist, als einem Kopf, der noch nicht richtig warm gelaufen ist.
Es gibt noch einen weiteren Vorteil. Wenn Dein Gehirn weiß, was auf dich zukommt, beginnt es, Ideen zu verarbeiten und zu entwickeln - besonders wenn Du schläfst. Mit anderen Worten, plane im Voraus und beginne den Tag mit einer Fülle an frischen Ideen.
9. Reflektiere.
Wir sind alle verschieden, was bedeutet, dass einige tägliche Planungstechniken wie Raketentreibstoff für Dich funktionieren werden, während andere verpuffen.
Der einzige Weg, wie Du den Unterschied für Dich herausfinden kannst, ist zu darüber zu reflektieren. Nehme Dir also die Zeit, Dir über die Planungstechniken im Klaren zu sein, die Dir Energie geben und es schaffen Momentum aufzubauen. Das dauert nicht lang. Nehme Dir einfach ein paar Minuten am Ende einer jeden Woche Zeit, um herauszufinden, was für Dich funktioniert hat - dann optimiere es.
Das ist die Macht der marginalen Gewinne. Im Laufe der Zeit werden summieren sich eine Reihe kleiner Verbesserungen zu einem Quantensprung an Zeitgewinn und Motivation.
10. Verwende einen Tagesplaner.
Dein Gehirn hat eine endliche Menge an Arbeitsspeicher. Außerdem ist Dein Gehirn nicht darauf ausgelegt, sich an eine Menge Dinge zu erinnern. Stattdessen ist es besser darin, Probleme zu lösen, Ideen zu generieren und kreativ zu denken. Stehle Dir selbst also nicht unnötig Arbeitsspeicher, indem Du Deine täglichen Pläne versuchst im Kopf zu erstellen und zu behalten. Bringe sie stattdessen auf Papier. Diese leistungsstarke Praxis wird Dir helfen, aus einer Reihe von Gründen intelligenter zu arbeiten. Es reduziert die Ermüdung von Entscheidungen - denn Du musst nicht darüber nachdenken, was auf Dich als nächstes zukommt. Es hält Dich auch konzentriert, indem es Dich daran erinnert, was Du tun musst. Du auch eine Standortbestimmung, ob Du noch auf Kurs bist oder nicht, indem Du vergleichst, wo Du Dich im Bezug auf Deine Tagesplanung befindest und wo Du sein möchten.
Ein Tool wie das 21/90 Erfolgsjournal kann Dir bei Deiner täglichen Planung helfen - mehr Details dazu findest Du hier.
Tägliche Planungstechniken helfen, Dich Deiner Absicht und Deinem Ziel gegenüber verantwortlich zu machen. Riskiere nicht, unnötig viel Zeit zu verschwenden.
Welche Techniken wirst du ausprobieren? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.
